Asiakirjojen rekisteröinnin ja arkistoinnin tietosuojaseloste
EU:n yleinen tietosuoja-asetus (2016/679) 12, 13 ja 14 artiklat
1. Rekisterinpitäjä
Uudenmaan liitto, Y-tunnus 0201296-1
Esterinportti 2 B, 00240 Helsinki
Puhelin 09 4757 411, sähköposti toimisto@uudenmaanliitto.fi
Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa: tietosuojavastaava
2. Tietosuojavastaava
Nimi: Liisa Isokangas
Puhelin 040 1681 989, sähköposti liisa.isokangas@uudenmaanliitto.fi
3. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
Rekisteriä käytetään erilaisten hallintoasioiden vireille saattamisessa, asioiden valmistelussa, ratkaisemisessa, päätöksenteossa, tiedoksiannossa ja asiakirjojen arkistoinnissa.
Asetus viranomaisten toiminnan julkisuudesta ja hyvästä tiedonhallintatavasta määrää, että asiakirjarekisteriin on merkittävä viranomaisen käsiteltäviksi annetuista ja otetuista asioista seuraavat tiedot:
- asian vireille saattaja, asiakirjan saapumispäivä, tai, milloin asiakirja on viranomaisen laatima, sen laatimispäivä, sekä asian laatu
- suoritetut välitoimenpiteet, selvitys- ja lausuntopyynnöt ja niitä koskevat asiakirjat
- asian lopputoimenpiteet ja niitä koskevat asiakirjat
Osa näistä asiakirjoista sisältää henkilötietoja.
Asiakirjojen arkistointia ohjaa arkistolaki ja Kansallisarkiston päätökset ja määräykset.
4. Rekisterin henkilötietojen sisältö
Nimi ja yhteystiedot.
5. Henkilötietojen lähde
Tiedot saadaan rekisteröidyltä itseltään ja viranomaisilta asian vireille tulon ja käsittelyn yhteydessä sekä oman toiminnan kautta.
6. Henkilötietojen vastaanottajat
Pääsy rekisteröityihin ja arkistoituihin tietoihin on Uudenmaan liiton henkilöstöllä käyttöoikeuksiensa rajoissa. Pääsy rekisterin tietoihin on suojattu henkilökohtaisilla käyttäjätunnuksilla ja salasanoilla.
Tietoja luovutetaan rekisteröidyille ja viranomaisille heitä koskevissa hallintoasioissa, esimerkiksi päätöksen tai ratkaisun tiedoksiannon kautta.
Asianhallintajärjestelmän palveluntarjoaja Innofactor Oy käsittelee tietoja vain rekisterinpitäjän erityisestä pyynnöstä ja palvelun toteuttamiseksi. Tiedot sijaitsevat palveluntarjoajan palvelimilla ja konesaleissa.
7. Tietojen luovutus ja siirto kolmansiin maihin ja kansainvälisille järjestöille
Tietoja ei luovuteta EU:n tai ETA:n ulkopuolelle tai kansainvälisille järjestöille.
8. Henkilötietojen säilytysaika
Toimenpiteiden metatietokortit, asiakirjat ja niissä olevat henkilötiedot säilytetään tiedonohjaussuunnitelmassa määrätyn ajan.
9. Rekisteröidyn oikeudet
Rekisteröidyllä on oikeus:
- tarkastaa, mitä henkilötietoja hänestä on talletettu rekisteriin
- saada virheellinen henkilötieto korjattua
- rajoittaa tietojen käsittelyä
Pyyntö tulee lähettää sähköpostitse toimisto@uudenmaanliitto.fi tai postitse Uudenmaan liitto, Esterinportti 2 B, 00240 Helsinki. Viestiin viite ”Asiakirjarekisterin tietojen tarkastuspyyntö”.
Tarkastusoikeus on maksuton kerran vuodessa.
Rekisteröidyllä on lisäksi oikeus tehdä valitus tietosuojavaltuutetulle.
10. Profilointi
Rekisterin avulla ei tehdä profilointia eikä muuta automaattista päätöksentekoa.
Sivu päivitetty viimeksi: 9.8.2024