Asiakirjojen rekisteröinnin ja arkistoinnin tietosuojaseloste: Kaavamuistutukset

EU:n yleinen tietosuoja-asetus (2016/679) 12, 13 ja 14 artiklat

1. Rekisterinpitäjä

Uudenmaan liitto, Y-tunnus 0201296-1
Esterinportti 2 B, 00240 Helsinki
Puhelin 09 4757 411, sähköposti toimisto@uudenmaanliitto.fi
Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa: tietosuojavastaava

2. Tietosuojavastaava

Nimi: Liisa Isokangas

Puhelin: 040 168 1989, sähköposti: liisa.isokangas@uudenmaanliitto.fi

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Rekisteriä käytetään erilaisten hallintoasioiden vireille saattamisessa, asioiden valmistelussa, ratkaisemisessa, päätöksenteossa, tiedoksiannossa ja asiakirjojen arkistoinnissa.

Asetus viranomaisten toiminnan julkisuudesta ja hyvästä tiedonhallintatavasta määrää, että asiakirjarekisteriin on merkittävä viranomaisen käsiteltäviksi annetuista ja otetuista asioista seuraavat tiedot:

• asian vireille saattaja, asiakirjan saapumispäivä, tai, milloin asiakirja on viranomaisen laatima, sen laatimispäivä, sekä asian laatu
• suoritetut välitoimenpiteet, selvitys- ja lausuntopyynnöt ja niitä koskevat asiakirjat asian lopputoimenpiteet ja niitä koskevat asiakirjat

Osa näistä asiakirjoista sisältää henkilötietoja.

Asiakirjojen arkistointia ohjaa arkistolaki ja Kansallisarkiston päätökset ja määräykset.

Kaavamuistutusten osalta tietojen käsittely perustuu henkilön suostumukseen.

Maakuntahallitus antaa vastineensa kaavaehdotuksesta jätettyihin muistutuksiin. Vastineet lähetetään tiedoksi kaikille muistutuksen jättäneille kooste-asiakirjana, jossa on nähtävissä muistutuksen jättäjän nimi/organisaatio ja mahdolliset muut henkilötiedot jos ne on luettavissa muistutuksesta. Kooste ei sisällä yhteystietoja. Henkilötietojen esittäminen muistutuksen jättäneille toimitettavassa koosteessa on mahdollista kieltää.

Kooste vastineista julkaistaan yleisessä tietoverkossa ilman muistutuksen jättäneiden henkilötietoja.

4. Rekisterin henkilötietojen sisältö

Nimi, yhteystiedot sekä muut mahdolliset muistutuksessa jätetyt henkilötiedot.

5. Henkilötietojen lähde

Tiedot saadaan rekisteröidyltä itseltään.

Henkilötietojen vastaanottajat

Pääsy rekisteröityihin ja arkistoituihin tietoihin on Uudenmaan liiton henkilöstöllä käyttöoikeuksiensa rajoissa. Pääsy rekisterin tietoihin on suojattu henkilökohtaisilla käyttäjätunnuksilla ja salasanoilla.

Tietoja luovutetaan rekisteröidyille ja viranomaisille heitä koskevissa hallintoasioissa, esimerkiksi päätöksen tai ratkaisun tiedoksiannon kautta.

Asianhallintajärjestelmän palveluntarjoaja Innofactor Oy käsittelee tietoja vain rekisterinpitäjän erityisestä pyynnöstä ja palvelun toteuttamiseksi. Tiedot sijaitsevat palveluntarjoajan palvelimilla ja konesaleissa Suomessa.

Verkkolomakkeen ohjelmistotoimittaja Webropol Oy ja sen alihankkijat Nebula Oy ja Qumio Oy käsittelevät tietoja vain rekisterinpitäjän erityisestä pyynnöstä.

Tietojen luovutus ja siirto kolmansiin maihin ja kansainvälisille järjestöille

Tietoja ei luovuteta EU:n tai ETA:n ulkopuolelle tai kansainvälisille järjestöille.

8. Henkilötietojen säilytysaika

Toimenpiteiden metatietokortit, asiakirjat ja niissä olevat henkilötiedot säilytetään tiedonohjaussuunnitelmassa määrätyn ajan. Maakuntakaavoitusta koskevat asiakirjat säilytetään pysyvästi.

9. Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on oikeus:

• tarkastaa, mitä henkilötietoja hänestä on talletettu rekisteriin
• saada virheellinen henkilötieto korjattua
• rajoittaa tietojen käsittelyä.

Pyyntö tulee lähettää sähköpostitse toimisto@uudenmaanliitto.fi tai postitse Uudenmaan liitto, Esterinportti 2 B, 00240 Helsinki. Viestiin viite ”Asiakirjarekisterin tietojen tarkastuspyyntö”.

Tarkastusoikeus on maksuton kerran vuodessa.

Rekisteröidyllä on lisäksi oikeus tehdä valitus tietosuojavaltuutetulle.

10. Profilointi

Rekisterin avulla ei tehdä profilointia eikä muuta automaattista päätöksentekoa.

Sivu päivitetty viimeksi: 9.8.2024