Kohti aivoystävällistä työarkea
Aivojen hyvinvointi edellyttää itsensä johtamisen lisäksi koko organisaation toimintatapojen tarkastelua. Aivotutkimus osoittaa, että emme pysty jakamaan tarkkaavaisuuttamme. Silti hypimme tehtävästä toiseen, reagoimme ärsykkeisiin ja yritämme tehdä useampaa tehtävää yhtä aikaa. Tämä aiheuttaa kuormitusta ja työn laatu kärsii. Olemme Uudenmaan liitossa todenneet, ettei muutos parempaan synny ilman yhteisiä sopimuksia.
Tavoitteeksi on asetettu, että asiantuntijat hallitsevat työkuormaansa ja osaavat keskittyä olennaiseen.
Tavoitteeksi on asetettu, että asiantuntijat hallitsevat työkuormaansa ja osaavat keskittyä olennaiseen. Myös organisaation kulttuurin ja käytäntöjen pitää tukea kognitiivista ergonomiaa eli huomioida inhimillisen tiedonkäsittelyn kyvyt ja rajoitukset.
Näistä toimenpiteistä olemme jo sopineet:
Priorisoimme työtehtäviä
Priorisoinnin avulla varmistetaan, että työtehtävien määrä pysyy hallinnassa ja keskitytään strategian toteuttamisen kannalta olennaiseen toimintaan. Töitä priorisoidaan tärkeyden, kiireellisyyden ja mielekkyyden perusteella.
Kehitämme tehtävänhallintaa
Tehtävänhallintajärjestelmä vähentää lyhytkestoisen muistin kuormitusta. Liitossa tehtäviä hallitaan Teamsin Tasks:n, ToDo:n tai Outlookin avulla.
Suunnittelemme työpäivää ja työviikkoa
Työviikolle asetetaan selkeät tavoitteet ja aikataulut. Työpäivän suunnittelussa otetaan huomioon oman vireystilan luonnolliset vaihtelut ja työn riittävä tauottaminen sekä varataan riittävästi aikaa keskittymistä vaativiin tehtäviin.
Armolliset pelisäännöt helpottavat arkea
Olemme myös ottaneet käyttöön työarkea helpottavia pelisääntöjä. Olemme yhdessä sopineet muun muassa reagointiajoista ja kokouskäytännöistä:
- Teams-kanavien viestit luetaan yhden päivän sisällä, niitä ei tarvitse lukea heti.
- Jos tägäät henkilön (@nimi) Teamsissa, odotat vastausta puolen työpäivän sisällä.
- Sähköpostiin tarvitsee vastata kolmen päivän sisällä.
- Jos haluat henkilön kiinni mahdollisimman pian, soitat ja jätät tarvittaessa viestin.
- Jos haluat aikaa keskittymiselle, merkitset kalenteriin ‘Oma työ’. Tätä merkintää kunnioitetaan eikä sille varattua aikaa saa varata kokouksiin.
- Palavereihin kutsutaan vain ne, joiden osallistuminen on välttämätöntä.
- Palaverien pituutta lyhennetään. Palaverit lopetetaan ajoissa ennen tasatuntia, jotta ennen seuraavaa palaveria ehtii pitää tauon.
Oman työn johtaminen tulevaisuuden valttina
Digitalisaation myötä työtavat muuttuvat, mutta aivojen kapasiteetti on edelleen rajallinen. Kognitiivinen ergonomia on yksi tärkeimmistä Opetushallituksen ennakointifoorumin listaamista osaamisista julkisella sektorilla vuonna 2035.
Älykkäät teknologiat tuovat mukanaan teknostressin vastapainona työntekoa ja arkea helpottavia ratkaisuja. Ne kannattaa valjastaa aivojemme hyvinvoinnin parantamiseen.Informaatiotulva kasvaa jatkuvasti, mikä lisää priorisoinnin ja karsinnan tarvetta. Itse aion satsata muutokseen, sillä haluan olla tuottelias ja hyvinvoiva vielä kolmen vuosikymmenenkin päästä.
Kirjoittaja on Uudenmaan liiton henkilöstöpäällikkö.