Siirry sisältöön
Haku

Tiedonhallintayksikön on julkisuusperiaatteen toteuttamista varten ylläpidettävä kuvausta tietovarannoistaan ja asiarekisteristään asiakirjajulkisuuden toteuttamiseksi.

Uudenmaan liitto on tiedonhallintalain 2 § (906/2019) tarkoittama tiedonhallintayksikkö. Asiakirjajulkisuuskuvauksen avulla kansalaiset voivat yksilöidä entistä paremmin tietopyyntönsä viranomaisten toiminnan julkisuudesta annetun lain (621/1999) edellyttämällä tavalla.

Asiakirjajulkisuuskuvauksen tarkoituksena on antaa yleiskuvaus siitä, miten Uudenmaan liiton asiarekisteri sekä palvelujen tiedonhallinta ovat jäsentyneet.

Uudenmaan liiton asiarekisteri ja tiedonhallinta

Uudenmaan liiton asiarekisteri on looginen kokonaisuus, joka sisältää asiankäsittelyä kuvaavat metatiedot. Asiarekisteri on rekisteri vireille pannuista asioista, näiden käsittelyvaiheista ja niihin liittyvistä asiakirjoista. 

Asiarekisteriin kuuluvia tietoja sisältyy Uudenmaan liiton asianhallintajärjestelmään, operatiivisiin tietojärjestelmiin sekä paperiaineistoon.

Tietovarannot ja tietojärjestelmät

Uudenmaan liiton tietovarannot koostuvat fyysisistä tietovarannoista eli arkistoista ja loogisista tietovarannoista eli rekistereistä.

Fyysiset tietovarannot (arkisto)

Uudenmaan liiton arkisto koostuu pitkään ja pysyvästi säilytettävistä asiakirjoista, joita säilytetään päätearkistossa.

Loogiset tietovarannot (rekisterit)

Aluekehityksen tietovaranto. Käyttötarkoitus: Maakunnallinen strategia- ja ohjelmatyö, ennakointityö, Uudenmaan kulttuurin, koulutuksen ja elinkeinojen edistäminen, ilmastotyö, hankerahoitus (EU:n alue- ja rakennepolitiikan rahastot, kansallinen rahoitus) sekä muu kehittämis- ja suunnittelutoiminta.

Aluesuunnittelun tietovaranto. Käyttötarkoitus: Maakuntakaavan laadinta ja sen toteuttamisen seuranta, liikennejärjestelmäsuunnitelmatyö, paikkatiedot.

Edunvalvonnan tietovaranto. Käyttötarkoitus: Uudenmaan maakunnan edunvalvontatyö, viestinnän toteuttaminen.

Hallintoasioiden ja päätöksenteon tietovaranto. Käyttötarkoitus: Yleiset hallintoasiat, toiminnan suunnittelu, johtaminen, luottamushenkilöhallinto sekä päätöksenteko.

Henkilöstöhallinnon tietovaranto. Käyttötarkoitus: Henkilöstön palkkaaminen ja palvelusuhteen aikainen asiankäsittely, osaamisen kehittäminen ja työhyvinvoinnin edistäminen.

Kansainvälisen toiminnan tietovaranto. Käyttötarkoitus: Kansainvälisten järjestöjen ja verkostojen toimintaan osallistuminen, kansainvälinen edunvalvonta ja suhdetoiminta sekä Helsinki EU Officen hallinnointi.

Taloushallinnon tietovaranto. Käyttötarkoitus: Talouden suunnittelu, rahoitus, kirjanpito ja maksuliikenne. Omaisuuden hallinta ja hankintatoimi.

Tiedonhallinnan tietovaranto. Käyttötarkoitus: Tiedonhallinnan ja tietopalvelun järjestäminen, tietoturva, tietosuoja, asiakirjahallinto ja arkistointi sekä tietopalvelu, tietojärjestelmien kehittäminen ja ylläpito.

Tietojärjestelmät 

Uudenmaan liiton julkisia asiakirjoja hallitaan ja käsitellään seuraavissa tietojärjestelmissä: asianhallintajärjestelmä, taloushallinnon järjestelmät, henkilöhallinnon järjestelmä, TEM:n ylläpitämä EU-rakennerahastohankkeiden hallinnointijärjestelmä sekä maakuntakaavan karttapalvelu. 

Asianhallintajärjestelmän käyttötarkoitus on Uudenmaan liiton tehtävien hoitamiseen liittyvien asiakirjojen hallinta ja käsittely, kuten asioiden käsittelyn seuranta sekä päätöshakemiston ja asiakirja- ja arkistohakemiston ylläpitäminen. 

Tietopalvelu ja tietopyynnöt

Viranomaisten toiminnan julkisuudesta annetun lain (621/1999) mukaisesti jokaisella on oikeus saada tieto viranomaisen julkisesta asiakirjasta. Julkisuuslain mukaan tietopyynnöt viranomaisen asiakirjan sisällöstä on yksilöitävä riittävästi siten, että viranomainen voi selvittää, mitä asiakirjaa pyyntö koskee. Hakutekijöinä voivat olla asia, asianumero, ajankohta tai hankkeen, yrityksen, yhteisön tai henkilön nimi.

Jos tietopyyntö koskee julkista asiakirjaa, ei tietopyyntöä tarvitse perustella eikä tiedon pyytäjän tarvitse kertoa, mihin tietoa käytetään. Julkista asiakirjaa koskeva tietopyyntö voidaan laatia vapaamuotoisesti suullisesti, sähköpostitse tai kirjeitse.

Uudenmaan liiton tietoaineistot eivät ole avoimesti saatavissa teknisen rajapinnan avulla.

Uudenmaan liiton asiakirjoja koskevat tietopyynnöt osoitetaan kirjaamoon, josta ne ohjataan suoraan asiasta vastaavalle viranhaltijalle tai muulle asian vastuuhenkilölle. Kirjaamosta saa myös tietopalvelua ja neuvoja tietopyyntöjen tekemiseen. 

Tietopyyntöön vastataan kahden viikon kuluessa tai mikäli pyyntö koskee laajoja asiakirjakokonaisuuksia, pyyntöön vastataan kuukauden kuluessa. Asiakirjan tyypistä riippuen Uudenmaan liitto voi luovuttaa pyydetyt tiedot joko paperisina, sähköisinä tai asiakirjoihin voi tutustua paikan päällä. 

Uudenmaan liitto voi periä maksun määriteltyjen perusteiden mukaan.

Uudenmaan liiton tietosuojaselosteet

Uudenmaan liiton tietosuojaselosteissa on kuvattu, kuinka Uudenmaan liitto käsittelee ja hallinnoi palveluiden tuottamisen yhteydessä keräämiään henkilötietoja.

Yhteystiedot

Uudenmaan liiton kirjaamo, avoinna arkisin kello 8.1515.45
Sähköposti: toimisto@uudenmaanliitto.fi
Puhelin: 09 4767 411
Osoite: Esterinportti 2 B, 00240 Helsinki