Beskrivning av handlingars offentlighet
En informationshanteringsenhet ska för genomförande av offentlighetsprincipen upprätthålla en beskrivning av sina informationslager och ärenderegister i syfte att omsätta handlingsoffentligheten i praktiken.
Nylands förbund är en informationshanteringsenhet på det sätt som avses i 2 § i lagen om informationshantering (906/2019). Beskrivningen av handlingars offentlighet ska hjälpa medborgarna att bättre än förut specificera sina informationsförfrågningar på det sätt som förutsätts i lagen om offentlighet i myndigheternas verksamhet (621/1999).
Beskrivningen av handlingars offentlighet syftar till att ge en översiktsbild av hur Nylands förbunds ärenderegister samt tjänsternas informationshantering är utformade.
Nylands förbunds ärenderegister och informationshantering
Nylands förbunds ärenderegister är en logisk helhet som innehåller de metadata som beskriver ärendehandläggningen. Ärenderegistret är ett register över ärenden som gjorts anhängiga, över ärendenas handläggningsstadier och därtill hörande handlingar.
Data tillhörande ärenderegistret ingår i Nylands förbunds ärendehanteringssystem, operativa datasystem samt material på papper.
Informationslager och informationssystem
Nylands förbunds informationslager består av fysiska informationslager, det vill säga arkiv, och logiska informationslager, det vill säga register.
Fysiska informationslager (arkiv)
Nylands förbunds arkiv utgörs av handlingar som ska förvaras långvarigt eller varaktigt. Dessa handlingar förvaras i ett slutarkiv.
Logiska informationslager (register)
Regionutvecklingens informationslager. Användningsändamål: Strategi- och programarbete på landskapsnivå, prognostisering, främjande av kultur, utbildning och näringar i Nyland, klimatarbete, projektfinansiering (EU:s region- och strukturpolitiska fonder, nationell finansiering) samt övrig utvecklings- och planeringsverksamhet.
Regionplaneringens informationslager. Användningsändamål: Utarbetande av landskapsplan och uppföljning av genomförandet av densamma, arbete med trafiksystemplaner, geografisk information.
Intressebevakningens informationslager. Användningsändamål: Intressebevakningsarbete i landskapet Nyland, kommunikation.
Informationslager för förvaltningsärenden och beslutsfattande. Användningsändamål: Allmänna förvaltningsärenden, verksamhetsplanering, ledning, administration av de förtroendevalda organen samt beslutsprocesser.
Personalförvaltningens informationslager. Användningsändamål: Rekrytering av personal och ärendehandläggning under anställningsförhållandet, kompetensutveckling och främjande av arbetshälsa.
Den internationella verksamhetens informationslager. Användningsändamål: Deltagande i internationella organisationers och nätverks verksamhet, internationell intressebevakning och PR-verksamhet samt förvaltning av Helsinki EU Office.
Ekonomiförvaltningens informationslager. Användningsändamål: Ekonomiplanering, finansiering, bokföring och betalningar. Egendomsförvaltning och upphandling.
Dataadministrationens informationslager. Användningsändamål: Organisering av dataadministration och informationstjänster, datasäkerhet, datasekretess, dokumenthantering och arkivering samt informationstjänster, utveckling och underhåll av datasystem.
Datasystem
Nylands förbunds offentliga handlingar disponeras och behandlas i följande datasystem: ärendehanteringssystemet, ekonomiförvaltningens system, personalförvaltningens system, det system för administration av EU-strukturfondsprojekt som upprätthålls av arbets- och näringsministeriet, samt karttjänsten för landskapsplanen.
Användningsändamålet för ärendehanteringssystemet är hantering och behandling av handlingar med anslutning till ombesörjandet av Nylands förbunds uppgifter, såsom uppföljning av handläggningen av ärenden och upprätthållande av handlings- och arkivregister.
Informationstjänsten och informationsförfrågningar
Enligt vad som föreskrivs i lagen om offentlighet i myndigheternas verksamhet (621/1999) har envar rätt att få information om offentliga myndighetshandlingar. Enligt offentlighetslagen ska informationsförfrågningar beträffande myndighetshandlingars innehåll specificeras tillräckligt noga så att myndigheten ska kunna utreda vilken handling förfrågan gäller. Sökelement kan vara ärende, ärendenummer, tidpunkt eller projektets, företagets, sammanslutningens eller personens namn.
Om informationsförfrågan gäller en offentlig handling behöver förfrågan inte motiveras, och den som begär informationen behöver inte uppge hur informationen kommer att användas. En informationsförfrågan som avser offentliga handlingar får vara fritt formulerad och kan lämnas muntligt, per e-post eller brevledes.
Nylands förbunds informationsmaterial är inte öppet tillgängligt med hjälp av tekniska gränssnitt.
Informationsförfrågningar som gäller Nylands förbunds handlingar ska tillställas registraturen där de direkt överförs till den tjänsteinnehavare som ansvarar för ärendet eller någon annan ansvarsperson i ärendet. Registraturen står också till tjänst med information och råd om att göra informationsförfrågningar.
Svar på informationsförfrågan meddelas inom två veckor, eller inom en månad om förfrågan gäller handlingar i omfattande partier. Beroende på vilket slags handling det är fråga om kan Nylands förbund lämna ut den begärda informationen antingen på papper eller digitalt eller så att man får studera handlingarna på ort och ställe.
Nylands förbund får ta ut en avgift i enlighet med fastställda grunder.
Nylands förbunds dataskyddsbeskrivningar
I Nylands förbunds dataskyddsbeskrivningar beskrivs hur Nylands förbund behandlar och administrerar personuppgifter som samlats in i anslutning till tillhandahållandet av tjänster. Dataskyddsbeskrivningarna finns att läsa på vår webbplats på adressen www.uudenmaanliitto.fi/dataskyddsbeskrivningar(Öppnas i nytt fönster).
Kontaktuppgifter
Nylands förbunds registratur, öppet vardagar klockan 8.15–15.45
E-postadress: toimisto@uudenmaanliitto
Telefon: 09 4767411
Adress: Estersporten 2 B, 00240 Helsingfors
Upplysningar:
Liisa Setälä
Förvaltningschef
liisa.setala@uudenmaanliitto.fi
Stöd för ledningen och beslutsfattandet, upphandlingsärenden och avtal, informationshantering, dataskyddsombud. Ställföreträdare för tf. förvaltningsdirektör Inka Tikkanen.