Henkilöstöhallinnon tietosuojaseloste

EU:n yleinen tietosuoja-asetus (2016/679) 12, 13 ja 14 artiklat

1. Rekisterinpitäjä

Uudenmaan liitto, Y-tunnus 0201296-1
Esterinportti 2 B, 00240 Helsinki
Puhelin (09) 4757 411, sähköposti etunimi.sukunimi@uudenmaanliitto.fi
Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa: tietosuojavastaava

2. Tietosuojavastaava

Nimi: Liisa Isokangas
Puhelin: 040 168 1989, sähköposti: liisa.isokangas@uudenmaanliitto.fi

3. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on työntekijöiden työsuhteen ja viranhaltijoiden virkasuhteen lakisääteisten velvoitteiden hoitaminen. Rekisteröidyt ovat Uudenmaan liiton työntekijöitä ja entisiä työntekijöitä.

Henkilötietojen käsittely perustuu työsopimuslakiin, lakiin kunnallisesta viranhaltijasta, työaikalakiin, vuosilomalakiin, työterveyshuoltolakiin, virka- ja työehtosopimuksiin sekä muihin velvoittaviin määräyksiin.

4. Rekisterin henkilötietojen sisältö

Henkilön tiedot:

Nimi, aiempi nimi, nimike, osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite, syntymäaika, henkilötunnus, henkilönumero, kansalaisuus, äidinkieli, sukupuoli, kustannuspaikka, käyttäjätunnukset. Lisäksi henkilön itse tallentamat tiedot: lähiomainen, lähiomaisen yhteystiedot, syntymäkunta, kuva, kotisivu

Palvelussuhteeseen liittyvät tiedot:

Palvelussuhteen aloitus- ja päättymispäivämäärä, palvelussuhteen muoto, palvelussuhteen luonne, työaikatiedot, poissaolotiedot, työkyky, sivutoimiluvat, tehtäväkuvaus, aiempien työsuhteiden tiedot, osaamisalueet, tutkinnot, kurssit, perehdytyskeskustelujen tiedot, kehityskeskustelujen tiedot, lähtökeskustelujen tiedot. Lisäksi henkilön itse tallentamat tiedot: syntymäkunta, kuva

Palkkaan liittyvät tiedot:

Palkka, tilinumero, verotiedot, eläketiedot, ulosottotiedot

Virkamatkoihin liittyvät tiedot:

Matkan tiedot, kuten ajoreitti, luottokortin tiedot. Lisäksi henkilön itse tallentamat tiedot: passin numero, passin voimassaolo

Työterveyteen liittyvät tiedot:

Terveystiedot

ICT-laitteisiin liittyvät tiedot:

Laitteen tunnistetiedot, kirjautumisaika tietokoneelle ja virtatila, Microsoft Office -pilvipalveluun kirjautumisaika ja -maa, monitoimilaitteen tulostustiedot, puhelinlaitteiden puhelujen ja tekstiviestien tiedot siltä osin kuin ne laskuissa esitetään.

Kulunvalvontaan liittyvät tiedot:

Leimaustiedot kulunvalvonnassa olevista ovista

5. Henkilötietojen lähde

Tiedot saadaan pääsääntöisesti rekisteröidyltä itseltään. Tietoja saadaan lisäksi Verohallinnolta, Kevalta, ulosottoviranomaisilta, työterveyshuollolta ja Kelalta.

6. Henkilötietojen vastaanottajat

Henkilötietoja käsittelevät Uudenmaan liiton henkilöstö- ja taloushallinto sekä henkilön esihenkilö ja lähiesihenkilö sekä käyttöjärjestelmien pääkäyttäjät. Käyttöjärjestelmiin kirjaudutaan henkilökohtaisilla käyttäjätunnuksilla ja salasanoilla. Järjestelmien käyttöoikeuksia on rajattu siten, että kukin henkilötietojen käsittelijä pääsee käsittelemään vain hänen tehtävässään tarvittavia tietoja.

Henkilötietoja käsittelee lisäksi palkkapalvelu Silta Oy. Silta käyttää alihankkijana HR-järjestelmään Accountor HR Solutions Oy:n Mepco-järjestelmää ja matkalaskuihin Visma Enterprise Oy:n M2-järjestelmää. Silta vastaa alihankkijoidensa toimista kuin omistaan. Silta sitoutuu pitämään salassa kaiken Uudenmaan liitolta saamansa materiaalin sekä toteuttamaan asianmukaiset tekniset ja organisatoriset toimenpiteet, joilla varmistetaan henkilötietojen käsittelyn riittävä turvallisuustaso.

Työajanhallintaan liittyviä henkilötietoja käsittelee lisäksi työajanseurantajärjestelmän palveluntarjoaja Nepton Oy. Nepton käsittelee tietoja vain rekisterin pitäjän erityisestä pyynnöstä ja palvelun toteuttamiseksi. Nepton sitoutuu pitämään salassa kaiken Uudenmaan liitolta saamansa materiaalin sekä toteuttamaan asianmukaiset tekniset ja organisatoriset toimenpiteet, joilla varmistetaan henkilötietojen käsittelyn riittävä turvallisuustaso.

Palkkoihin liittyviä tietoja käsittelevät lisäksi tilintarkastaja, Verohallinto, Keva, ulosottoviranomaiset ja Työttömyysvakuutusrahasto. Jos henkilö työskentelee hankkeessa, tiedot luovutetaan hankkeen rahoittajalle. Tietoja voidaan luovuttaa ammattiliitolle työntekijän antaman valtakirjan perusteella.

Virkamatkoihin liittyviä henkilötietoja käsittelee lisäksi Matkatoimisto CWT, joka luovuttaa henkilötiedot varauksen palveluntarjoajille, kuten hotelleille, lentoyhtiöille, rautatieyhtiöille ja autovuokraamoille.

Työterveyteen liittyviä terveystietoja käsittelevät Uudenmaan liiton esihenkilö, talous- ja henkilöstöassistentti, henkilöstöpäällikkö, arkistohoitaja ja kirjanpitäjä sekä Lääkärikeskus Aava, joka tuottaa työterveyshuollon palvelut. Kela-korvausten hakemista varten tiedot luovutetaan Kelalle. Vakuutuskorvausten hakemista varten tiedot luovutetaan OP Vakuutus Oy:lle ja eläkkeen hakua varten Kevalle.

Tietokoneisiin, puhelimiin ja monitoimilaitteisiin liittyviä henkilötietoja käsittelee Uudenmaan liiton tietohallintopäällikkö. Tietokoneiden ja puhelimien tietoja käsittelee lisäksi laitteiden toimittaja ja käyttötuen palveluntarjoaja Netox Oy sekä rahoituksesta vastaavat 3 Step IT Oy ja CHG-Meridian Finland Oy. Puhelujen ja tekstiviestien tietoja käsittelee liittymien palveluntarjoaja Telia Finland Oyj ja lisäksi koontitietoja Uudenmaan liiton taloushallinto ja tietohallintopäällikkö. Palveluntarjoajat käsittelevät tietoja vain rekisterinpitäjän erityisestä pyynnöstä ja palvelun toteuttamiseksi. Ne sitoutuvat pitämään salassa kaiken Uudenmaan liitolta saamansa materiaalin sekä toteuttamaan asianmukaiset tekniset ja organisatoriset toimenpiteet, joilla varmistetaan henkilötietojen käsittelyn riittävä turvallisuustaso.

Henkilötietoja käsitellään lisäksi eri käyttöjärjestelmissä, jotta henkilö voi käyttää järjestelmiä. Tällaisia järjestelmiä ovat mm. Microsoftin O365-tuoteperhe, Webropol, Mediamaestro Oy:n Maestro, Innofactor Oy:n Dynasty, Talgraf Oy:n Accuna ja Telia Finland Oyj:n VIP-viestintäpalvelu.

Kulunvalvontaan liittyviä tietoja käsittelee Esterinportti 2 B aulapalvelun tarjoava Accesspoint Oy. Kulunvalvontatietoja tarkastellaan ainoastaan mahdollisissa tilojen väärinkäyttö- tai vaaratilanteissa. Accesspoint ei luovuta kulunvalvonnan tietoja työnantajalle muissa tapauksissa.

7. Tietojen luovutus ja siirto kolmansiin maihin ja kansainvälisille järjestöille

Tietoja ei lähtökohtaisesti luovuteta EU:n tai ETA:n ulkopuolelle tai kansainvälisille järjestöille.

Jos virkamatka suuntautuu kolmansiin maihin, CWT luovuttaa henkilötietoja kohteesta varatulle hotellille ja autonvuokraamolle ja lentoyhtiö luovuttaa tietoja kohdemaan viranomaisille. Tietoja luovutetaan myös kolmansiin maihin, jos palveluntarjoajan kotipaikka on EU:n tai ETA-alueen ulkopuolella.

Palvelutoimittajien kanssa solmittujen sopimusten perusteella Maestrolla on oikeus siirtää palvelun toteuttamista varten henkilötietoja Euroopan unionin, Euroopan talousalueen tai muihin maihin, joiden Euroopan Komissio on todennut takaavan riittävän tietosuoja tason. Maestrolla on oikeus palvelun toteuttamista varten siirtää henkilötietoja EU/ETA-alueen ulkopuolelle tietosuojalainsäädännön nimenomaisten siirtoperusteiden mukaisesti.

8. Henkilötietojen säilytysaika

Tietoja säilytetään tiedonohjaussuunnitelmassa määrätyn ajan.

9. Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on oikeus:

• tarkastaa, mitä henkilötietoja hänestä on talletettu rekisteriin
• saada virheellinen henkilötieto korjattua
• rajoittaa tietojen käsittelyä

Pyyntö tulee lähettää sähköpostitse toimisto@uudenmaanliitto.fi tai postitse Uudenmaan liitto, Esterinportti 2 B, 00240 Helsinki. Viestiin viite ”Henkilöstöhallinnon rekisterin tietojen tarkastuspyyntö”.
Tarkastusoikeus on maksuton kerran vuodessa.

Rekisteröidyllä on lisäksi oikeus tehdä valitus tietosuojavaltuutetulle.

10. Profilointi

Rekisterin avulla ei tehdä profilointia eikä muuta automaattista päätöksentekoa.

Sivu päivitetty viimeksi: 9.8.2024