Gå till innehåll
Nylands förbund Aktuellt Kontaktuppgifter
Sök
Nylands förbund Aktuellt Kontaktuppgifter

Dataskyddsbeskrivning för personalförvaltning

EU:s allmänna dataskyddsförordning (2016/679), artiklarna 12, 13 och 14

1. Personuppgiftsansvarig

Nylands förbund, FO-nummer 0201296-1
Estersporten 2 B, 00240 Helsingfors
Telefon (09) 4757 411, e-post fornamn.efternamn@uudenmaanliitto.fi
Kontaktperson för ärenden som gäller registret: dataskyddsombudet

2. Dataskyddsombud

Namn: Liisa Setälä
Telefon: 040 168 1989, e-post: liisa.setala@uudenmaanliitto.fi

3. Avsikt med behandling av personuppgifter

Avsikten med behandlingen av personuppgifter är att sköta lagstadgade skyldigheter som gäller arbetstagare i anställningsförhållandet och tjänsteinnehavare i tjänsteförhållandet. De registrerade är anställda eller tidigare anställda vid Nylands förbund.

Behandlingen av personuppgifter baserar sig på arbetsavtalslagen, lagen om tjänsteinnehavare i kommuner och välfärdsområden, arbetstidslagen, semesterlagen, lagen om företagshälsovård, tjänste- och arbetskollektivavtal och andra förpliktande bestämmelser.

4. Innehåll i registrets personuppgifter

Personens uppgifter:
Namn, tidigare namn, benämning, adress, telefonnummer, e-postadress, födelsetid, personbeteckning, personnummer, medborgarskap, modersmål, kön, kostnadsställe, användarnamn. Dessutom de uppgifter som personen själv har sparat: nära anhörig, kontaktuppgifter till den nära anhöriga, födelseort, bild, hemsida.

Information i anslutning till anställningsförhållandet:
Inlednings- och avslutningsdatum för anställningsförhållande, form av anställningsförhållande, karaktär av anställningsförhållande, uppgifter om arbetstid, uppgifter om frånvaro, arbetsförmåga, tillstånd för bisyssla, uppgiftsbeskrivning, uppgifter om tidigare anställningsförhållanden, kompetensområden, examina, kurser, uppgifter om introduktionssamtal, uppgifter om utvecklingssamtal, uppgifter om avgångssamtal. Dessutom de uppgifter som personen själv har sparat: födelseort, bild

Information i anslutning till lön:
Lön, kontonummer, skatteuppgifter, pensionsuppgifter, utmätningsuppgifter

Information i anslutning till tjänsteresor:
Reseinformation, såsom körrutt, kreditkortsinformation. Dessutom de uppgifter som personen själv har sparat: passnummer, giltighetstid för pass

Information i anslutning till arbetshälsa:
Hälsouppgifter

Information som ansluter sig till ICT-apparater:
Apparatens diarieföring, inloggningstid på dator och strömstatus, inloggningstid och -land på molntjänsten Microsoft Office, information om utskrifter via multifunktionella skrivare, information om samtal och textmeddelanden på telefonapparater till den del som de anges på fakturan.

Information i anslutning till passerkontroll:
Information om stämpling vid dörrar som omfattas av passerkontrollKälla till personuppgifter

5. Källa till personuppgifter

Uppgifterna fås huvudsakligen av den registrerade. Uppgifter fås också av Skatteförvaltningen, Keva, utmätningsmyndigheter, företagshälsovården och Fpa.

6. Mottagare av personuppgifter

Personuppgifter behandlas av Nylands förbunds personal- och ekonomiförvaltning samt av personens chef och närmaste chef samt av huvudanvändare för driftssystem. Registreringen till driftssystemen sker med personliga användarnamn och lösenord. Behörigheten till system har begränsats så att varje behandlare av personuppgifter kan behandla enbart uppgifter som behövs för hens arbetsuppgift.

Lönetjänsten Silta Oy behandlar dessutom personuppgifter. Silta använder som sin underleverantör för HR-systemet Accountor HR Solutions Oy:s Mepco-system och för resefakturor Visma Enterprise Oy:s M2-system. Silta ansvarar för underleverantörens åtgärder som för sina egna. Silta förbinder sig att hemlighålla allt material som kommit från Nylands förbund och att genomföra alla sakenliga tekniska och organisatoriska åtgärder som säkrar en tillräcklig säkerhetsnivå för behandlingen av personuppgifter.

Dessutom behandlas personuppgifter i anslutning till kontroll av arbetstid av Nepton Oy som är tjänsteleverantör för systemet för uppföljning av arbetstid. Nepton hanterar information enbart på särskild begäran av den personuppgiftsansvariga och för att kunna genomföra servicen. Nepton förbinder sig att hemlighålla allt material som kommit från Nylands förbund och att genomföra alla sakenliga tekniska och organisatoriska åtgärder som säkrar en tillräcklig säkerhetsnivå för behandlingen av personuppgifter.

Uppgifter i anslutning till löner behandlas dessutom av revisor, Skatteförvaltningen, Keva, utmätningsmyndigheter och Arbetslöshetsförsäkringsfonden. Om personen arbetar i ett projekt, överlämnas uppgifterna till projektets finansiär. Uppgifter kan överlämnas till ett fackförbund på basis av en fullmakt som arbetstagaren gett.

Personuppgifter som ansluter sig till tjänsteresor behandlas dessutom av Resebyrån CWT som överlåter personuppgifter till reserveringens tjänsteleverantörer, såsom hotell, flygbolag, järnvägsbolag och biluthyrningsfirmor.

Hälsouppgifter i anslutning till arbetshälsa behandlas av Nylands förbunds chef, ekonomi- och personalassistent, personalchef, arkivarie och bokförare samt Läkarcentralen Aava som producerar tjänster inom företagshälsovård. Uppgifter för ansökan om Fpa-ersättning överlämnas till Fpa. Uppgifter för ansökan om försäkringsersättningar överlämnas till OP Vakuutus Oy och för ansökan om pension till Keva.

Personuppgifter som ansluter sig till datorer, telefoner och multifunktionella skrivare behandlas av Nylands förbunds chef för dataadministration. Uppgifter om datorer och telefoner behandlas också av Netox Oy som är leverantör av apparater och tjänsteleverantör för tekniskt stöd samt av 3 Step IT Oy som ansvarar för finansieringen. Uppgifter om telefonsamtal och textmeddelanden behandlas av Telia Finland Abp, som är tjänsteleverantör för abonnemang, och dessutom behandlas sammanfattande uppgifter av Nylands förbunds ekonomiförvaltning och chef för dataadministration. Tjänsteleverantörerna hanterar information enbart på särskild begäran av den personuppgiftsansvariga och för att kunna genomföra servicen. Dessa förbinder sig att hemlighålla allt material som kommit från Nylands förbund och att genomföra alla sakenliga tekniska och organisatoriska åtgärder som säkrar en tillräcklig säkerhetsnivå för behandlingen av personuppgifter.

Personuppgifter behandlas dessutom i olika driftssystem så att personen kan använda dessa system. Sådana system är bl.a. Microsoft O365, Webropol, Mediamaetro Oy:s Maestro, Innofactor Oy:s Dynasty, Talgraf Oy:s Accuna och Telia Finland Abp:s VIP-kommunikationstjänst.

Uppgifter i anslutning till passerkontroll behandlas av Accesspoint Oy som tillhandahåller entrétjänster för Estersporten 2 B. Uppgifter om passerkontroll granskas endast vid eventuella missbruks- eller farosituationer i lokalerna. Accesspoint överlåter inte uppgifterna om passerkontroll till arbetsgivaren i övriga fall.

7. Överlåtelse och överföring av uppgifter till tredje länder och internationella organisationer

Uppgifter överlåts i princip inte utanför EU eller EES eller till internationella organisationer.

Ifall en tjänsteresa går till ett tredje land, överlåter CWT personuppgifter till hotell och biluthyrningsfirma som reserverats på destinationsorten och flygbolaget överlåter uppgifter till destinationslandets myndigheter. Uppgifter överlåts även till tredje länder ifall tjänsteleverantörens hemort är utanför EU eller EES.

Enligt Maestro-avtalet har leverantören rätt att för att verkställa tjänsten överföra personuppgifter till länder inom Europeiska unionen, Europeiska ekonomiska samarbetsområdet eller till andra länder som enligt Europeiska kommissionen har en tillräcklig dataskyddsnivå. För att verkställa tjänsten har Maestro rätt att överföra personuppgifter till länder utanför EU/EES i enlighet med de uttryckliga principerna för överföring som finns i dataskyddslagstiftningen.

8. Personuppgifternas förvaringstid

Uppgifterna bevaras den tid som fastställts i informationsstyrningsplanen.

9. Den registrerades rättigheter

Den registrerade har rätt att:

Begäran ska sändas per e-post till toimisto@uudenmaanliitto.fi eller per post till Nylands förbund, Estersporten 2 B, 00240 Helsingfors. Förse meddelandet med hänvisningen ”Begäran om kontroll av uppgifter i personalförvaltningens register”.

Rätten att låta kontrollera sina uppgifter är kostnadsfri en gång om året.
Den registrerade har dessutom rätt att anföra besvär hos dataombudsmannen.

10. Profilering

Det sker ingen profilering och det fattas inte heller några andra automatiska beslut med stöd av registret.