Ilmoittajansuojelukanavan tietosuojaseloste

EU:n yleinen tietosuoja-asetus (2016/679) 12, 13 ja 14 artiklat

1. Rekisterinpitäjä

Uudenmaan liitto, Y-tunnus 0201296-1
Esterinportti 2 B, 00240 Helsinki
Puhelin (09) 4757 411, sähköposti etunimi.sukunimi@uudenmaanliitto.fi
Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa: tietosuojavastaava

2. Tietosuojavastaava

Nimi: Liisa Setälä
Puhelin: 040 168 1989, sähköposti: liisa.setala@uudenmaanliitto.fi

3. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on lakisääteisen ilmoituskanavan toteuttaminen. Anonyymin ilmoituskanavan kautta ilmoittaja, joka työnsä tai tehtävänsä yhteydessä havaitsee tai epäilee yleisen edun vastaista rikkomista erikseen määritellyillä EU:n oikeuden aloilla, voi ilmoittaa asiasta turvallisesti. Ilmoituskanava sisältää ilmoitusta koskevia tietoja, jotka saattavat mahdollisesti sisältää ilmoittajan tai jonkun muun henkilön henkilötietoja.

Keskuskauppakamarin Palvelu Oy tuottaa tehdyn sopimuksen perusteella lain mukaisten ilmoitusten vastaanottoa, käsittelyä ja hallintaa sekä yhteydenpitoa ilmoittajien kanssa mahdollistavan ilmoituskanavan teknisen ratkaisun. Käsiteltäessä henkilötietoja Uudenmaan liitto on rekisterinpitäjä ja Keskuskauppakamari on henkilötietojen käsittelijä.

Ilmoituskanavan toteuttaminen ja mahdollisten henkilötietojen käsittely perustuu ilmoittajansuojelulakiin (Laki Euroopan unionin ja kansallisen oikeuden rikkomisesta ilmoittavien henkilöiden suojelusta 20.12.2022/1171).

4. Rekisterin henkilötietojen sisältö

Ilmoitusta tehdessään ilmoittaja antaa tietoja havaitsemastaan epäkohdasta tai rikkomuksesta. Ilmoittajalla on oikeus jättää anonyymejä ilmoituksia. Ilmoitus ei sisällä ilmoittajaa koskevia henkilötietoja, ellei ilmoittaja niitä itse nimenomaisesti anna. Ilmoitusta koskevassa ohjeistuksessa todetaan, että ilmoituksen tekeminen ei edellytä esimerkiksi ilmoittajan henkilötietojen antamista. Jos ilmoittaja antaa itseään koskevia tietoja, häntä käsitellään rekisteröitynä. Ilmoitus voi sisältää muita henkilöitä koskevia henkilötietoja, jos ilmoittaja katsoo niiden olevan välttämättömiä ilmoituksen kannalta. Lisäksi henkilötietoja voidaan kerätä ilmoituksen käsittelyyn liittyen.

Rekisterinpitäjä kerää ilmoitusten käsittelijöistä mahdolliset henkilötiedot ilmoitusten käsittelyä ja pääsynhallintaa varten. Käsittelijä ei näe ilmoitusten sisältöjä (kaikki ilmoitukset on vahvasti kryptattuja) eikä voi näin ollen palveluntoimittajana selvittää, missä ilmoituksissa tai ilmoitusten yhteydessä jätetyissä liitteissä on henkilötietoja.

Ilmoittajista ei kerätä metatietoja muuten kuin, jos ilmoittaja liittää ilmoitukseensa esimerkiksi Word-asiakirjan, jossa on metatietoja. Järjestelmä ei kerää IP-osoitteita tai tietokone-/selaintietoja.

5. Henkilötietojen lähde

Mahdolliset henkilötiedot saadaan rekisteröidyltä itseltään, jos hän sisällyttää niitä ilmoitukseensa.

6. Henkilötietojen vastaanottajat

Ilmoittajan ja ilmoituksen kohteen mahdollisia henkilötietoja käsittelevät vain rekisterinpitäjän tehtävään nimenomaisesti valtuuttamat henkilöt, joita ovat Uudenmaan liiton lakimies, hänen varahenkilönään hallintopäällikkö sekä arkistovastaava.

Ilmoituskanavan teknisen järjestelmän toimittaja Keskuskauppakamarin Palvelu Oy ei näe ilmoitusten sisältöjä eikä myöskään mahdollisia henkilötietoja.

7. Tietojen luovutus ja siirto kolmansiin maihin ja kansainvälisille järjestöille

Ilmoituskanavan tiedot säilytetään EU-alueella. Tietoja ei lähtökohtaisesti luovuteta EU:n tai ETA:n
ulkopuolelle tai kansainvälisille järjestöille.

8. Henkilötietojen säilytysaika

Tietoja säilytetään ilmoituskanavassa yhden vuoden ajan ilmoituksen jättämisestä. Sen jälkeen ne siirretään Uudenmaan liiton arkistoon tiedonohjaussuunnitelman mukaisesti.

Uudenmaan liitto poistaa ilmoituskanavien kautta tulevat tiedot viiden vuoden kuluttua ilmoituksen saapumisesta, jollei niiden säilyttäminen ole välttämätöntä laissa säädettyjen oikeuksien tai velvoitteiden toteuttamista varten taikka oikeudellisen vaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi.

Henkilötiedot, joilla ei selvästi ole merkitystä ilmoituksen käsittelyn kannalta, poistetaan
ilman aiheetonta viivytystä.

9. Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä ei ole oikeutta rajoittaa ehdotetun lain nojalla suoritettavaa henkilötietojen käsittelyä. Rekisteröidyn oikeutta tutustua henkilötietoihinsa rajoitetaan mahdollisesti ilmoitettujen henkilötietojen osalta vain, jos se on välttämätöntä ja oikeasuhtaista ilmoituksen paikkansa pitävyyden selvittämisen turvaamiseksi tai ilmoittajan henkilöllisyyden suojaamiseksi. Tällöin rekisteröidyllä on oikeus saada tietoonsa edellä mainitun rajoituksen syyt ja pyytää tietojen antamista tietosuojavaltuutetulle tietosuojalain mukaisesti.

Jos vain osa rekisteröityä koskevista tiedoista on sellaisia, että niiden antamista rajoitetaan, on rekisteröidyllä oikeus saada tietää muut häntä koskevat tiedot. Pyyntö tulee lähettää sähköpostitse toimisto@uudenmaanliitto.fi tai postitse Uudenmaan liitto, Esterinportti 2 B, 00240 Helsinki. Viestiin viite ”Ilmoituskanavan rekisterin tietojen tarkastuspyyntö”.

Tarkastusoikeus on maksuton kerran vuodessa.

Rekisteröidyllä on lisäksi oikeus tehdä valitus tietosuojavaltuutetulle.

10. Profilointi

Rekisterin avulla ei tehdä profilointia eikä muuta automaattista päätöksentekoa.

Sivu päivitetty viimeksi: 15.12.2023