Dataskyddsbeskrivning för rapporteringskanalen

EU:s allmänna dataskyddsförordning (2016/679), artiklarna 12, 13 och 14

1. Personuppgiftsansvarig

Nylands förbund, FO-nummer 0201296-1
Estersporten 2 B, 00240 Helsingfors
Telefon (09) 4757 411,
e-post fornamn.efternamn@uudenmaanliitto.fi
Kontaktperson för ärenden som gäller registret: dataskyddsombudet

2. Dataskyddsombud

Namn: Liisa Setälä
Telefon: 040 168 1989, e-post: liisa.setala@uudenmaanliitto.fi

3. Avsikt med behandling av personuppgifter

Avsikten med behandling av personuppgifter är upprätthållande av en lagstadgad rapporteringskanal. Via den anonyma rapporteringskanalen ska en rapporterande person, som i ett arbets- eller uppgiftsrelaterat sammanhang upptäcker eller har misstankar om brott mot allmänintresset inom specificerade områden av EU-lagstiftningen, kunna rapportera om detta på ett tryggt sätt. Rapporteringskanalen innehåller uppgifter om rapporten, och dessa uppgifter kan eventuellt innehålla den rapporterande personens eller någon annan persons personuppgifter.

Med stöd av avtalet som ingåtts producerar Keskuskauppakamarin Palvelu Oy en teknisk lösning för rapporteringskanalen som möjliggör mottagande, handläggning och kontroll av rapporter enligt lag samt kontakt med rapporterande personer. Vid behandling av personuppgifter är Nylands förbund den personuppgiftsansvarige och Centralhandelskammaren är personuppgiftsbiträde.

Upprätthållandet av rapporteringskanalen och behandlingen av eventuella personuppgifter baserar sig på visselblåsarlagen (Lag om skydd för personer som rapporterar om överträdelser av EU-rätten och den nationella lagstiftningen 20.12.2022/1171).

4. Innehåll i registrets personuppgifter

I sin rapport ger den rapporterande personen information om missförhållanden eller överträdelser som hen upptäckt. Den rapporterande personen har rätt att rapportera anonymt. Rapporten innehåller inte den rapporterande personens personuppgifter, såvida inte den rapporterande personen själv lämnar dem. I anvisningarna för rapportering konstateras att rapporteringen inte förutsätter till exempel att den rapporterande personen lämnar sina personuppgifter. Om den rapporterande personen lämnar uppgifter som gäller personen själv, anses denne vara en registrerad person. Rapporten kan innehålla även personuppgifter om andra personer, om den rapporterande personen anser att de är nödvändiga med tanke på rapporten. Dessutom kan man samla in personuppgifter i anslutning till handläggning av rapporten.

Den personuppgiftsansvarige samlar in eventuella personuppgifter gällande handläggare av rapporter för handläggning av rapporterna och tillträdeshantering. Handläggaren ser inte innehållet i rapporterna (alla rapporter är starkt krypterade) och kan således i egenskap av tjänsteleverantör inte utreda vilka rapporter eller bilagor, som lämnats in i samband med rapporterna, som innehåller personuppgifter.

Av de rapporterande personerna samlas inte metadata, utom om den rapporterande personen bifogar till exempel ett Word-dokument med metadata till sin rapport. Systemet samlar inte in IP-adresser eller information om datorn/webbläsaren.

5. Källa till personuppgifter

Eventuella personuppgifter fås från den registrerade om hen inkluderar dessa uppgifter i sin rapport.

6. Mottagare av personuppgifter

Personuppgifter för en rapporterande person och föremålet för en rapport behandlas enbart av de personer som den personuppgiftsansvarige uttryckligen har utsett för detta uppdrag. Dessa är Nylands förbunds jurist, dennes ersättare förvaltningschef samt arkivföreståndare.

Leverantören av det tekniska systemet för rapporteringskanalen, Keskuskauppakamarin Palvelu Oy, ser inte innehållet i rapporterna och inte heller eventuella personuppgifter.

7. Överlåtelse och överföring av uppgifter till tredje länder och internationella organisationer

Uppgifterna från rapporteringskanalen förvaras inom EU. Uppgifter överlåts i princip inte utanför EU eller EES eller till internationella organisationer.

8. Personuppgifternas förvaringstid

Uppgifter förvaras i rapporteringskanalen i ett år från tidpunkten då rapporten lämnades. Därefter överförs de till Nylands förbunds arkiv i enlighet med datastyrningsplanen.

Nylands förbund ska radera den information som kommit in via rapporteringskanalerna fem år efter att rapporten kom in, om det inte är nödvändigt att bevara informationen för att rättigheter eller skyldigheter enligt lag ska tillgodoses eller fullgöras, eller för att uppgöra, framställa eller försvara rättsliga anspråk.

Personuppgifter som tydligt inte har någon betydelse för handläggningen av en rapport ska raderas utan obefogat dröjsmål.

9. Den registrerades rättigheter

Den registrerade har ingen rätt att begränsa behandlingen av personuppgifter som sker med stöd av den föreslagna lagen. Rätten för den registrerade att få tillgång till sina personuppgifter får begränsas i fråga om sådana personuppgifter som eventuellt har rapporterats, om det är nödvändigt och proportionerligt för att säkra utredningen av rapportens riktighet eller skydda den rapporterande personens identitet. Den registrerade har rätt att få information om orsakerna till en ovannämnd begränsning och att begära att uppgifterna lämnas till dataombudsmannen i enlighet med dataskyddslagen.

Om endast en del av uppgifterna om den registrerade är sådana som inte omfattas av rätten att få information, har den registrerade rätt att få information om de övriga uppgifterna som gäller honom eller henne. Begäran ska sändas per e-post till toimisto@uudenmaanliitto.fi eller per post till Nylands förbund, Estersporten 2 B, 00240 Helsingfors. Förse meddelandet med hänvisningen ”Begäran om kontroll av uppgifter i rapporteringskanalens register”.

Rätten att låta kontrollera sina uppgifter är kostnadsfri en gång om året.

Den registrerade har dessutom rätt att anföra besvär hos dataombudsmannen.

10. Profilering

Det sker ingen profilering och det fattas inte heller några andra automatiska beslut med stöd av registret.