Luottamushenkilötietojen tietosuojaseloste
EU:n yleinen tietosuoja-asetus (2016/679) 12, 13 ja 14 artiklat
1. Rekisterinpitäjä
Uudenmaan liitto, Y-tunnus 0201296-1
Esterinportti 2 B, 00240 Helsinki
Puhelin 09 4757 411, sähköposti toimisto@uudenmaanliitto.fi
Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa: tietosuojavastaava
2. Tietosuojavastaava
Nimi: Nina Pakarinen
Puhelin: 040 579 7838
Sähköposti: nina.pakarinen@uudenmaanliitto.fi
3. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
Henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on toimielinten kokousten käytännönjärjestelyt sekä luottamushenkilöiden palkkionmaksu. Rekisteröidyt ovat Uudenmaan liiton luottamushenkilöitä. Henkilötietojen käsittely perustuu kuntalakiin.
4. Rekisterin henkilötietojen sisältö
Henkilön tiedot:
Pakolliset tiedot: Etunimet, sukunimi, kutsumanimi, osoite, kotikunta, puhelinnumero, sähköpostiosoite, syntymäaika, henkilötunnus, henkilönumero, sukupuoli, äidinkieli, passikopio, sidonnaisuusilmoitus (maakuntavaltuuston puheenjohtajat, maakuntahallitus, tarkastuslautakunnan puheenjohtaja)
Valinnaisesti täytettävät tiedot: ammatti, työpaikka, työnantajan yhteystiedot, työnantajan tilinumero, turvakielto, erityisruokavaliot, vakiomatkareitti kilometrikorvauksia varten, valokuva
Luottamushenkilö-tehtävään liittyvät tiedot:
Toimielimeen kuulumisen aloitus- ja päättymispäivämäärä
Palkkionmaksuun liittyvät tiedot:
Palkkio, tilinumero, verotiedot, eläketiedot, ulosottotiedot, puolueverotiedot
ICT-laitteisiin liittyvät tiedot (maakuntahallitus):
iPad-laitteen tunnistetiedot, sim-kortin tiedot
5. Henkilötietojen lähde
Tiedot saadaan pääsääntöisesti rekisteröidyltä itseltään. Osa tiedoista saadaan suoraan Suomi.fi-tunnistautumisen kautta Aimoa-palveluun kirjautuessa. Tietoja voidaan saada lisäksi puoluetoimistolta ja ulosottoviranomaisilta.
6. Henkilötietojen vastaanottajat
Henkilötietoja käsittelevät Uudenmaan liiton henkilöstö- ja taloushallinto, luottamushenkilöhallinnon assistentti ja erityisasiantuntija sekä käyttöjärjestelmien pääkäyttäjät. Käyttöjärjestelmiin kirjaudutaan henkilökohtaisilla käyttäjätunnuksilla ja salasanoilla. Järjestelmien käyttöoikeuksia on rajattu siten, että kukin henkilötietojen käsittelijä pääsee käsittelemään vain hänen tehtävässään tarvittavia tietoja.
Luottamushenkilöiden tietoja on tallennettu Uudenmaan liiton sähköiseen luottamushenkilöportaaliin (Aimoa). Aimoaan henkilötiedoista tallennetaan pakollisina tietoina etunimet, sukunimi, kutsumanimi, osoite, kotikunta, puhelinnumero, sähköpostiosoite, syntymäaika, henkilötunnus, henkilönumero, sukupuoli ja äidinkieli. Aimoaan valinnaisesti täytettäviä tietoja ovat ammatti, työpaikka, työantajan yhteystiedot, työnantajan tilinumero, turvakielto, erityisruokavaliot ja vakiomatkareitti kilometrikorvauksia varten.
Aimoaan tallennetaan myös luottamushenkilötehtävään liittyvät tietoja: toimielimeen kuulumisen aloitus- ja päättymispäivämäärä sekä palkkionmaksuun liittyviä tietoja: palkkio, tilinumero, puolueverotiedot. Lisäksi maakuntahallituksen osalta tallennetaan tieto siitä, onko henkilöllä organisaation tietokone käytössään. Maakuntavaltuuston puheenjohtajilta, maakuntahallitukselta sekä tarkastuslautakunnan puheenjohtajalta tallennetaan sidonnaisuusilmoitukset.
Aimoa-palvelun palveluntarjoaja Eduix Oy käsittelee tietoja vain rekisterinpitäjän erityisestä pyynnöstä ja palvelun toteuttamiseksi. Tiedot sijaitsevat palveluntarjoajan palvelimilla ja konesaleissa Suomessa.
Henkilötietoja käsittelee lisäksi palkkapalvelu Silta Oy. Silta käyttää alihankkijana HR-järjestelmään Accountor HR Solutions Oy:n Mepco-järjestelmää. Silta vastaa alihankkijoidensa toimista kuin omistaan. Silta sitoutuu pitämään salassa kaiken Uudenmaan liitolta saamansa materiaalin sekä toteuttamaan asianmukaiset tekniset ja organisatoriset toimenpiteet, joilla varmistetaan henkilötietojen käsittelyn riittävä turvallisuustaso.
Palkkioihin liittyviä tietoja käsittelevät lisäksi tarvittaessa tilintarkastaja, Verohallinto, Keva, ja ulosottoviranomaiset.
Luottamushenkilöiden tietoja on tallennettu Uudenmaan liiton sähköiseen kokouspalveluun (Cloud Meeting). Täällä luottamushenkilöille on annettu oikeudet niihin toimielimiin, joihin he kuuluvat. Kunkin toimielimen jäsenten tiedot ovat näkyvissä kyseisen toimielimen jäsenille ja varajäsenille. Cloud Meetingiin henkilötiedoista tallennetaan henkilön nimi, sähköpostisosoite sekä puoluetieto. Sähköisen kokouspalvelun palveluntarjoaja Innofactor Oy käsittelee tietoja vain rekisterinpitäjän erityisestä pyynnöstä ja palvelun toteuttamiseksi. Tiedot sijaitsevat palveluntarjoajan palvelimilla ja konesaleissa Suomessa.
Brysseliin suuntautuvat matkat: Uudenmaan liiton Helsinki EU-Officelle luovutetaan henkilön nimi, syntymäaika ja kopio passista. Helsinki EU Office luovuttaa tiedot kootusti EU:n komissioon/parlamenttiin, jotka vaativat vierailun yhteydessä näitä tietoja. Helsinki EU Office hävittää ko. tiedot tietoturvallisesti heti, kun kyseinen vierailu on päättynyt.
Matkustamiseen liittyviä henkilötietoja käsittelee lisäksi matkatoimisto Amex GBT, joka luovuttaa henkilötiedot varauksen palveluntarjoajille, kuten hotelleille, lentoyhtiöille, rautatieyhtiöille ja autovuokraamoille.
Tabletti-tietokoneisiin liittyviä henkilötietoja käsittelee Uudenmaan liiton tietohallintopäällikkö. Tabletti-tietokoneiden tietoja käsittelee lisäksi rahoituksesta vastaava CHG-Meridian Finland Oy. Sim-korttien tietoja käsittelee tarvittaessa liittymien palveluntarjoaja Telia Finland Oyj. Palveluntarjoajat käsittelevät tietoja vain rekisterinpitäjän erityisestä pyynnöstä ja palvelun toteuttamiseksi. Ne sitoutuvat pitämään salassa kaiken Uudenmaan liitolta saamansa materiaalin sekä toteuttamaan asianmukaiset tekniset ja organisatoriset toimenpiteet, joilla varmistetaan henkilötietojen käsittelyn riittävä turvallisuustaso.
Henkilötietoja käsitellään lisäksi eri käyttöjärjestelmissä, jotta henkilölle voidaan tarvittaessa antaa käyttöoikeudet kyseisiin järjestelmiin. Tällaisia järjestelmiä ovat Mediamaestro Oy:n Maestro (ostoreskontra), Eduix Oy:n Aimoa ja Innofactor Oy:n Sähköinen kokous.
7. Tietojen luovutus ja siirto kolmansiin maihin ja kansainvälisille järjestöille
Tietoja ei lähtökohtaisesti luovuteta EU:n tai ETA:n ulkopuolelle tai kansainvälisille järjestöille.
Jos ulkomaanmatka suuntautuu kolmansiin maihin, Amex GBT luovuttaa henkilötietoja kohteesta varatulle hotellille ja autonvuokraamolle ja lentoyhtiö luovuttaa tietoja kohdemaan viranomaisille. Tietoja luovutetaan myös kolmansiin maihin, jos palveluntarjoajan kotipaikka on EU:n tai ETA-alueen ulkopuolella.
Palvelutoimittajien kanssa solmittujen sopimusten perusteella Maestrolla on oikeus siirtää palvelun toteuttamista varten henkilötietoja Euroopan unionin, Euroopan talousalueen tai muihin maihin, joiden Euroopan Komissio on todennut takaavan riittävän tietosuoja tason. Maestrolla on oikeus palvelun toteuttamista varten siirtää henkilötietoja EU/ETA-alueen ulkopuolelle tietosuojalainsäädännön nimenomaisten siirtoperusteiden mukaisesti.
8. Henkilötietojen säilytysaika
Tietoja säilytetään tiedonohjaussuunnitelmassa määrätyn ajan.
9. Rekisteröidyn oikeudet
Rekisteröidyllä on oikeus:
- tarkastaa, mitä henkilötietoja hänestä on talletettu rekisteriin
- saada virheellinen henkilötieto korjattua
- rajoittaa tietojen käsittelyä
Pyyntö tulee lähettää sähköpostitse toimisto@uudenmaanliitto.fi tai postitse Uudenmaan liitto, Esterinportti 2 B, 00240 Helsinki. Viestiin viite ”Henkilöstöhallinnon rekisterin tietojen tarkastuspyyntö”.
Tarkastusoikeus on maksuton kerran vuodessa.
Rekisteröidyllä on lisäksi oikeus tehdä valitus tietosuojavaltuutetulle.
10. Profilointi
Rekisterin avulla ei tehdä profilointia eikä muuta automaattista päätöksentekoa.
Lisätietoja
Nina Pakarinen
Erityisasiantuntija
nina.pakarinen@uudenmaanliitto.fi
Hankinta-asiat, luottamushenkilöhallinto, projektitoiminnan kehittäminen, projektisalkun hallinta, tietosuojavastaava
Sivu päivitetty viimeksi: 1.10.2025