Dataskyddsbeskrivning för förtroendevaldas uppgifter

EU:s allmänna dataskyddsförordning (2016/679), artiklarna 12, 13 och 14.

1. Personuppgiftsansvarig

Nylands förbund, FO-nummer 0201296-1
Estersporten 2 B, 00240 Helsingfors
Telefon 09 4757 411, e-post toimisto@uudenmaanliitto.fi
Kontaktperson för ärenden som gäller registret: dataskyddsansvarig

2.Dataskyddsansvarig

Namn: Nina Pakarinen
Telefon: 040 579 7838
E-post: nina.pakarinen@uudenmaanliitto.fi

3. Avsikten med hantering av personuppgifter

Avsikten med hanteringen av personuppgifter är de praktiska arrangemangen kring olika organmöten och utbetalningen av arvoden till förtroendevalda. De registrerade är Nylands förbunds förtroendevalda. Behandlingen av personuppgifter baserar sig på kommunallagen.

4. Innehåll i registrets personuppgifter

Personens uppgifter:
Obligatoriska uppgifter: Namn, efternamn, förnamn, tilltalsnamn, adress, hemkommun, telefonnummer, e-postadress, födelsedatum, personbeteckning, identifikationskod, kön, modersmål, kopia av pass, redogörelse för bindningar (landkapsfullmäktiges ordförande och vice ordförande, ledamöter i landskapsstyrelsen, revisorsnämndens ordförande)

Frivilliga uppgifter: yrke, arbetsplats, arbetsgivarens kontaktuppgifter, arbetsgivarens kontonummer, spärrmarkering, specialkost, vanlig resväg för kilometerersättning, fotografi

Information gällande uppgiften som förtroendevald:
Inlednings- och avslutningsdatum för medlemskap i organ

Uppgifter för arvodesutbetalning:
Arvode, kontonummer, skatteuppgifter, pensionsuppgifter, utmätningsuppgifter, partiskatteuppgifter

Uppgifter om ICT-utrustning (landskapsstyrelsens ledamöter):
Identifikationsuppgifter för ipad-enhet, sim-kortets uppgifter

5. Källa för personuppgifter

Uppgifterna fås huvudsakligen av den registrerade. Vissa uppgifter fås automatiskt när den registrerade loggar in i Aimo-tjänsten via Suomi.fi. Uppgifter kan också fås av partibyrån eller utmätningsmyndigheterna.

6. Mottagare av personuppgifter

I Nylands förbund behandlas personuppgifter av personalen inom personal- och ekonomiförvaltning, assistenten och den sakkunniga inom administrationen av förtroendevalda samt operativsystemens administratörer. Inloggning i systemen sker med personliga användarnamn och lösenord. Behörigheten till system har begränsats så att varje behandlare av personuppgifter endast har tillgång till de uppgifter som behövs i hens arbetsuppgifter.

De förtroendevaldas uppgifter lagras i Nylands förbunds elektroniska portal för förtroendevalda (Aimoa). Obligatoriska personuppgifter som sparas i Aimoa är förnamn, efternamn, förnamn, tilltalsnamn, adress, hemkommun, telefonnummer, e-postadress, födelsedatum, personbeteckning, identifikationskod, kön och modersmål. Frivilliga uppgifter som sparas i Aimoa är yrke, arbetsplats, kontaktuppgifter till arbetsgivaren, arbetsgivarens kontonummer, spärrmarkering, specialkost och vanlig resväg för kilometerersättning.

Även information som gäller förtroendeuppdraget registreras i Aimoa: inlednings- och avslutningsdatum för medlemskap i organ samt uppgifter för arvodesutbetalning: arvode, kontonummer, partiskatteuppgifter. För ledamöter i landskapsstyrelsen registreras dessutom uppgifter om huruvida personen använder organisationens dator. Redogörelser för bindningar registreras för landkapsfullmäktiges ordförande och vice ordförande, ledamöter i landskapsstyrelsen samt revisionsnämndens ordförande.

Aimoa-tjänstens tjänsteleverantör Innofactor Oy hanterar uppgifterna enbart på särskild begäran av den personuppgiftsansvarige och för att kunna genomföra servicen. Uppgifterna finns i tjänsteleverantörens servrar och datacenter i Finland.

Även Silta Oy (löneadministration) behandlar personuppgifterna. Silta använder systemet Mepco från Accountor HR Solutions Oy som underleverantör för sitt HR-system. Silta ansvarar för underleverantörens åtgärder som för sina egna. Silta förbinder sig att hemlighålla allt material som kommit från Nylands förbund och att genomföra alla sakenliga tekniska och organisatoriska åtgärder som säkrar en tillräcklig säkerhetsnivå för behandlingen av personuppgifter.

Uppgifter i anslutning till utbetalning av arvoden behandlas dessutom av revisorn, Skatteförvaltningen, Keva och utmätningsmyndigheterna.

De förtroendevaldas uppgifter lagras i Nylands förbunds elektroniska mötestjänst (Cloud Meeting). I mötestjänsten har de förtroendevalda behörigheter till de organ som de tillhör. Medlemmarna och ersättarna i organen kan se uppgifterna för medlemmarna i sitt organ. I Cloud Meeting registreras personens namn, e-postadress och partiuppgifter. Mötestjänstens tjänsteleverantör Innofactor Oy hanterar uppgifter enbart på särskild begäran av den personuppgiftsansvarige och för att kunna genomföra servicen. Uppgifterna finns i tjänsteleverantörens servrar och datacenter i Finland.

Resor till Bryssel: Till Nylands förbunds Helsinki EU-Office överlåts personens namn, födelsedatum och en kopia av passet. Helsinki EU Office överlåter uppgifterna i samlad form till EU-kommissionen/EU-parlamentet, som kräver dem i samband med besök. Helsinki EU Office förstör uppgifterna på ett datasäkert sätt omedelbart efter mötet.

Personuppgifter i samband med resor behandlas dessutom av resebyrån Amex GBT som överlåter personuppgifter till tjänsteleverantörer i anslutning till resan, såsom hotell, flygbolag, järnvägsbolag och biluthyrningsföretag.

Personuppgifter som rör surfplattor behandlas av Nylands förbunds it-chef. Uppgifterna i surfplattorna behandlas också av CHG-Meridian Finland Oy som svarar för finansieringen. Sim-kortets uppgifter behandlas dessutom vid behov av tjänsteleverantören Telia Finland Oyj. Tjänsteleverantörerna behandlar uppgifter enbart på särskild begäran av den personuppgiftsansvarige och för att kunna genomföra servicen. Dessa förbinder sig att hemlighålla allt material som kommit från Nylands förbund och att genomföra alla sakenliga tekniska och organisatoriska åtgärder som säkrar en tillräcklig säkerhetsnivå för behandlingen av personuppgifter.

Personuppgifter behandlas dessutom i olika operativsystem så att personen vid behov kan ges behörighet till ifrågavarande system. Sådana system är till exempel Maestro (Mediamaestro Oy, inköpsreskontra) och Aimoa (Eduix Oy) och Sähköinen kokous (Digitalt möte, Innofactor Oy).

7. Överlåtelse och överföring av uppgifter till tredje länder och till internationella organisationer

Uppgifter överlåts i regel inte utanför EU eller EES eller till internationella organisationer.

Om en person reser till ett tredje land, överlåter Amex GBT personuppgifter till de hotell och biluthyrningsföretag på destinationsorten där bokningar gjorts. Flygbolaget överlåter uppgifter till destinationslandets myndigheter. Uppgifter överlåts även till tredje länder om tjänsteleverantörens hemort är utanför EU eller EES.

Enligt Maestro-avtalet har leverantören rätt att för att tillhandahålla tjänsten överföra personuppgifter till länder inom Europeiska unionen, Europeiska ekonomiska samarbetsområdet eller till andra länder som enligt Europeiska kommissionen har en tillräcklig dataskyddsnivå. För att tillhandahålla tjänsten har Maestro rätt att överföra personuppgifter till länder utanför EU/EES i enlighet med de uttryckliga principerna för överföring som anges i dataskyddslagstiftningen.

8. Lagringstid för personuppgifter

Uppgifterna lagras den tid som fastställts i informationsstyrningsplanen.

9. Den registrerades rättigheter

Den registrerade har rätt att:

• få information om vilka personuppgifter som lagras om hen i registret
• få felaktiga personuppgifter rättade
• begränsa behandlingen av uppgifterna.

Begäran om kontroll av personuppgifter (registerutdrag) ska skickas per e-post till toimisto@uudenmaanliitto.fi eller post till Nylands förbund, Estersporten 2 B, 00240 Helsingfors. Ange ”Begäran om registerutdrag ur personalförvaltningens register” som rubrik i ditt meddelande.

Du kan få ett registerutdrag avgiftsfritt en gång om året.

Registrerade har dessutom rätt att anföra besvär hos dataombudsmannen.

10. Profilering

Det sker ingen profilering och det fattas inte heller några andra automatiska beslut med stöd av registret.

Sidan uppdaterad senast: 10.10.2025