Siirry sisältöön
Haku

EU:n yleinen tietosuoja-asetus (2016/679) 12, 13 ja 14 artiklat

1. Rekisterinpitäjä

Uudenmaan liitto, Y-tunnus 0201296-1
Esterinportti 2 B, 00240 Helsinki
Puhelin (09) 4757 411, sähköposti etunimi.sukunimi@uudenmaanliitto.fi
Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa: tietosuojavastaava

2. Tietosuojavastaava

Nimi: Liisa Setälä
Puhelin: 040 168 1989, sähköposti: liisa.setala@uudenmaanliitto.fi

3. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Rekisteriä käytetään erilaisten hallintoasioiden vireille saattamisessa, asioiden valmistelussa, ratkaisemisessa, päätöksenteossa, tiedoksiannossa ja asiakirjojen arkistoinnissa.

Asetus viranomaisten toiminnan julkisuudesta ja hyvästä tiedonhallintatavasta määrää, että asiakirjarekisteriin on merkittävä viranomaisen käsiteltäviksi annetuista ja otetuista asioista seuraavat tiedot:

Osa näistä asiakirjoista sisältää henkilötietoja.

Asiakirjojen arkistointia ohjaa arkistolaki ja Kansallisarkiston päätökset ja määräykset.

4. Rekisterin henkilötietojen sisältö

Henkilöstä, joka jättää asiakirjan sähköisen asiointipalvelun kautta viranomaiskäsittelyyn, tallentuu asianhallintajärjestelmään nimi ja henkilötunnus. Henkilötunnus tallentuu, koska sähköiseen asiointipalveluun tunnistaudutaan vahvalla tunnistautumisella (suomi.fi-tunnistautuminen). Henkilötunnus on näkyvissä asian lokitiedoissa ja siihen on pääsy ainoastaan Uudenmaan liiton kirjaajilla.  

Rahoitushakemukseen sisältyy hankkeen yhteyshenkilön ja vastuuhenkilö nimi ja yhteystiedot. Rahoitushakemusten liiteasiakirjat pyydetään palauttamaan anonyymeinä. Rahoitushakemuksiin sisältyviä palkkatietoja ei näin ollen voida yhdistää tiettyihin henkilöihin.

5. Henkilötietojen lähde

Tiedot saadaan rekisteröidyltä itseltään ja viranomaisilta asian vireille tulon ja käsittelyn yhteydessä.

6. Henkilötietojen vastaanottajat

Pääsy rekisteröityihin ja arkistoituihin tietoihin on Uudenmaan liiton henkilöstöllä käyttöoikeuksiensa rajoissa. Pääsy rekisterin tietoihin on suojattu henkilökohtaisilla käyttäjätunnuksilla ja salasanoilla.

Tietoja luovutetaan rekisteröidyille ja viranomaisille heitä koskevissa hallintoasioissa, esimerkiksi päätöksen tai ratkaisun tiedoksiannon kautta.

Sähköisen asiointipalvelun kautta viranomaiskäsittelyyn jätetyt asiakirjat siirtyvät rajapinnan kautta asianhallintajärjestelmä Dynastyyn. Sähköisen asiointipalvelun sekä asianhallintajärjestelmän palveluntarjoaja Innofactor Oy käsittelee tietoja vain rekisterinpitäjän erityisestä pyynnöstä ja palvelun toteuttamiseksi. Tiedot sijaitsevat palveluntarjoajan palvelimilla ja konesaleissa Suomessa.

7. Tietojen luovutus ja siirto kolmansiin maihin ja kansainvälisille järjestöille

Tietoja ei luovuteta EU:n tai ETA:n ulkopuolelle tai kansainvälisille järjestöille.

8. Henkilötietojen säilytysaika

Toimenpiteiden metatietokortit, asiakirjat ja niissä olevat henkilötiedot säilytetään tiedonohjaussuunnitelmassa määrätyn ajan.

9. Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on oikeus:

Pyyntö tulee lähettää sähköpostitse toimisto@uudenmaanliitto.fi tai postitse Uudenmaan liitto, Esterinportti 2 B, 00240 Helsinki. Viestiin viite ”Asiakirjarekisterin tietojen tarkastuspyyntö”.

Tarkastusoikeus on maksuton kerran vuodessa.

Rekisteröidyllä on lisäksi oikeus tehdä valitus tietosuojavaltuutetulle.

10. Profilointi

Rekisterin avulla ei tehdä profilointia eikä muuta automaattista päätöksentekoa.