Dataskyddsbeskrivning för e-tjänster

EU:s allmänna dataskyddsförordning (2016/679), artiklarna 12, 13 och 14

1. Personuppgiftsansvarig

Nylands förbund, FO-nummer 0201296-1
Estersporten 2 B, 00240 Helsingfors
Telefon (09) 4757 411,
e-post förnamn.efternamn@uudenmaanliitto.fi

2. Dataskyddsombud

Namn: Liisa Setälä
Telefon: 040 168 1989, e-post: liisa.setala@uudenmaanliitto.fi

3. Avsikt med behandling av personuppgifter

Registret används för att anhängiggöra olika förvaltningsärenden, för att bereda, lösa, fatta beslut i och tillkännage ärenden samt för att arkivera dokument.

Förordningen om offentlighet och god informationshantering i myndigheternas verksamhet fastställer att i en dokumentförteckning ska för varje ärende som inkommit eller tagits upp till behandling antecknas följande:

• den som anhängiggjort ärendet, handlingens ankomstdag eller, när en myndighet satt upp handlingen, dagen för uppsättande, samt ärendets art
• förberedande åtgärder såsom begäran om utredningen och utlåtanden och handlingar som gäller dem
• slutliga åtgärder i ärendet och handlingar som gäller dem.

En del av de här handlingarna innehåller personuppgifter.

Arkiveringen av dokument styrs av arkivlagen och Riksarkivets beslut och bestämmelser.

4. Innehåll i registrets personuppgifter

När en person lämnar en handling till myndighetsbehandling via e-tjänster sparas personens namn och personbeteckning i ärendehanteringssystemet. Personbeteckningen sparas eftersom man identifierar sig till e-tjänsterna med stark autentisering (suomi.fi-autentisering). Personbeteckningen kan ses i ärendets logginformation och endast Nylands förbunds registratorer har tillgång till den.

I finansieringsansökan ingår namn och kontaktuppgifter till projektets kontaktperson och ansvarsperson. Vi begär att de handlingar som är bilagor till finansieringsansökningar ska lämnas in anonymt. Således kan de löneuppgifter som ingår i finansieringsansökningar inte kopplas till vissa personer.

5. Källa till personuppgifter

Uppgifterna kommer från den registrerade och av myndigheter i samband med att ett ärende anhängiggörs och behandlas.

6. Mottagare av personuppgifter

Tillträde till registrerade och arkiverade uppgifter har Nylands förbunds personal inom ramen för behörighet. Tillträdet till registret är skyddat med personliga användarnamn och lösenord.
Uppgifter överlåts till de registrerade och myndigheter i förvaltningsärenden som berör dem, exempelvis via tillkännagivande av beslut eller lösning.

De handlingar som har lämnats till myndighetsbehandling via e-tjänster överförs via ett gränssnitt till ärendehanteringssystemet Dynasty. E-tjänsternas och ärendehanteringssystemets tjänsteleverantör Innofactor Oy hanterar information enbart på särskild begäran av den personuppgiftsansvariga och för att kunna genomföra servicen. Uppgifterna finns i tjänsteleverantörens servrar och datacenter i Finland.

7. Överlåtelse och överföring av uppgifter till tredje länder och internationella organisationer

Uppgifter överlåts inte utanför EU- eller ETA-gränser eller till internationella organisationer.

8. Personuppgifternas förvaringstid

Åtgärdernas metadatakort, dokument och de personuppgifter de innehåller bevaras den tid som fastställts i informationsstyrningsplanen.

9. Den registrerades rättigheter

Den registrerade har rätt att:

• kontrollera vilka personuppgifter som sparats om honom eller henne i registret
• få felaktiga personuppgifter rättade
• begränsa behandlingen av uppgifterna

Begäran ska sändas via e-post till toimisto@uudenmaanliitto.fi eller som vanlig post till Nylands förbund, Estersporten 2 B, 00240 Helsingfors. Förse meddelandet med hänvisningen ”Begäran om kontroll av dokumentförteckningens uppgifter.

Rätten att låta kontrollera sina uppgifter är kostnadsfri en gång om året.

Den registrerade har dessutom rätt att anföra besvär hos dataombudsmannen.

10. Profilering

Det sker ingen profilering och det fattas inte heller några andra automatiska beslut med stöd av registret.