Dataskyddsbeskrivning för anmärkningar mot planen

EU:s allmänna dataskyddsförordning (2016/679), artiklarna 12, 13 och 14

1. Personuppgiftsansvarig

Nylands förbund, FO-nummer 0201296-1
Estersporten 2 B, 00240 Helsingfors
Telefon (09) 4757 411, e-post fornamn.efternamn@uudenmaanliitto.fi
Kontaktperson för ärenden som gäller registret: dataskyddsansvarig

2. Dataskyddsansvarig

Namn: Liisa Setälä
Telefon: 040 168 1989, e-post: liisa.setala@uudenmaanliitto.fi

3. Avsikten med hantering av personuppgifter

Registret används för att anhängiggöra olika förvaltningsärenden, för att bereda, lösa, fatta beslut i och tillkännage ärenden samt för att arkivera dokument.

Förordningen om offentlighet och god informationshantering i myndigheternas verksamhet fastställer att i en dokumentförteckning ska för varje ärende som inkommit eller tagits upp till behandling antecknas följande:

den som anhängiggjort ärendet, handlingens ankomstdag eller, när en myndighet satt upp handlingen, dagen för uppsättande, samt ärendets art
förberedande åtgärder såsom förrättningar samt begäran om utredningen och utlåtanden och handlingar som gäller dem
slutliga åtgärder i ärendet och handlingar som gäller dem.

En del av de här dokumenten innehåller personuppgifter.

Arkiveringen av dokument styrs av arkivlagen och Riksarkivets beslut och bestämmelser.

Vad gäller anmärkningar mot planen baserar sig behandlingen av uppgifter på ett samtycke av den som gett uppgifterna.

Landskapsstyrelsen ger sitt bemötande till anmärkningarna mot planförslaget. En sammanfattning av bemötandena skickas för kännedom till alla som gjort en anmärkning. Av dokumentet framgår namnet på eller organisationen för den som gjort anmärkningen och eventuella andra personuppgifter som uppgetts i anmärkningen. Sammanfattningen omfattar inga kontaktuppgifter. Det är möjligt att förbjuda publiceringen av personuppgifterna i sammanfattningen som skickas till dem som gjort en anmärkning.

I det allmänna datanätet publiceras en sammanfattning av bemötandena som inte innehåller personuppgifter till dem som gjort en anmärkning.

4. Personuppgifternas innehåll i registret

Namn, kontaktuppgifter samt andra eventuella personuppgifter som uppgetts i anmärkningen.

5. Källa för personuppgifter

Uppgifterna fås av den registrerade.

6. Mottagare av personuppgifter

Tillträde till registrerade och arkiverade uppgifter har Nylands förbunds personal inom ramen för behörighet. Tillträdet till registret är skyddat med personliga användarnamn och lösenord.

Uppgifter överlåts till de registrerade och myndigheter i förvaltningsärenden som berör dem, exempelvis via tillkännagivande av beslut eller lösning.

Ärendehanteringssystemets tjänsteleverantör Innofactor Oy hanterar information enbart på särskild begäran av den personuppgiftsansvariga och för att kunna genomföra servicen. Uppgifterna finns i tjänsteleverantörens servrar och datacenter i Finland.

Programleverantören Webropol Oy och dess underleverantörer Nebula Oy och Qumio Oy som tillhandahåller det elektroniska formuläret behandlar uppgifter endast på den personuppgiftsansvarigas särskilda begäran.

7. Överlåtelse och överföring av uppgifter till tredje länder och till internationella organisationer

Uppgifter överlåts inte utanför EU- eller EES-gränser eller till internationella organisationer.

8. Personuppgifternas förvaringstid

Åtgärdernas metadatakort, dokument och de personuppgifter de innehåller bevaras den tid som fastställts i informationsstyrningsplanen. Dokument som gäller planläggningen på landskapsnivå förvaras permanent.

9. Den registrerades rättigheter

Den registrerade har rätt att:

kontrollera vilka personuppgifter det finns om henne/honom i registret
få felaktiga personuppgifter rättade
begränsa behandlingen av uppgifterna

Begäran ska sändas via e-post till toimisto@uudenmaanliitto.fi eller som vanlig post till Nylands förbund, Estersporten 2 B, 00240 Helsingfors. Förse meddelandet med hänvisningen ”Begäran om kontroll av dokumentförteckningens uppgifter”.

Rätten att låta kontrollera sina uppgifter är kostnadsfri en gång om året.
Den registrerade har dessutom rätt att lämna in besvär till dataskyddsombudsmannen.

10. Profilering

Ingen profilering sker eller inga andra automatiska beslut fattas med hjälp av registret.