Gå till innehåll
Nylands förbund Aktuellt Kontaktuppgifter
Sök
Nylands förbund Aktuellt Kontaktuppgifter

Dataskyddsbeskrivning för förtroendevaldas uppgifter

EU:s allmänna dataskyddsförordning (2016/679), artiklarna 12, 13 och 14.

Personuppgiftsansvarig

Nylands förbund, FO-nummer 0201296-1
Estersporten 2 B, 00240 Helsingfors
Telefon (09) 4757 411, e-post toimisto@uudenmaanliitto.fi
Kontaktperson för ärenden som gäller registret: dataskyddsansvarig

Dataskyddsansvarig

Namn: Liisa Setälä
Telefon: 040 168 1989, e-post: liisa.setala@uudenmaanliitto.fi

Avsikten med hantering av personuppgifter

Avsikten med hanteringen av personuppgifter är de praktiska arrangemangen kring olika organmöten och utbetalningen av arvoden till förtroendevalda. De registrerade är Nylands förbunds förtroendevalda.

Behandlingen av personuppgifter baserar sig på kommunallagen. 

Personuppgifternas innehåll i registret

Personens uppgifter:
Namn, adress, telefonnummer, e-postadress, födelsedatum, personbeteckning, personnummer, passkopia

Uppgifter i anslutning till uppgiften som förtroendevald:
Inlednings- och avslutningsdatum för medlemskap i organ

Information i anslutning till utbetalning av arvode:
Arvode, kontonummer, skatteuppgifter, pensionsuppgifter, utmätningsuppgifter, partiskatteuppgifter

Information som ansluter sig till ICT-apparater (landskapsstyrelsen):
Ipad-apparatens diarieföring, sim-kortets uppgifter

Källa för personuppgifter

Uppgifterna fås huvudsakligen av den registrerade. Uppgifter kan dessutom erhållas av partibyrå eller utmätningsmyndigheter.

Mottagare av personuppgifter

Personuppgifter behandlas av Nylands förbunds personal- och ekonomiförvaltning, assistenten för förtroendevaldaförvaltningen och driftssystemens administratörer. Registreringen till driftssystemen sker med personliga användarnamn och lösenord. Behörigheten till system har begränsats så att varje behandlare av personuppgifter kan behandla enbart uppgifter som behövs för hans arbetsuppgift.

Resor till Bryssel; till Nylands förbunds Helsinki EU-Office överlåts personens namn, födelsedatum och en kopia av passet. Helsinki EU Office överlåter uppgifterna i samlad form till EU-kommissionen/-parlamentet, som kräver dem i samband med besök. Helsinki EU Office förstör de här uppgifterna på ett datasäkert sätt genast då ifrågavarande besök är över.

Lönetjänsten Silta Oy behandlar dessutom personuppgifter. Silta använder som sin underleverantör för HR-systemet Accountor HR Solutions Oy:s Mepco-system. Silta ansvarar för underleverantörens åtgärder som för sina egna. Silta förbinder sig att hemlighålla allt material som kommit från Nylands förbund och att genomföra alla sakenliga tekniska och organisatoriska åtgärder som säkrar en tillräcklig säkerhetsnivå för behandlingen av personuppgifter.

Uppgifter i anslutning till utbetalning av arvoden behandlas dessutom av revisor, Skatteförvaltningen, Keva och utmätningsmyndigheter.

Personuppgifter som ansluter sig till resor behandlas dessutom av Hogg Robinson Nordic Oy (HRG), som överlåter personuppgifter till reserveringens tjänsteleverantörer, såsom hotell, flygbolag, järnvägsbolag och biluthyrningsfirmor.

De förtroendevaldas uppgifter har lagrats i Nylands förbunds Päättäri, som är en digital mötestjänst för de förtroendevalda. I Päättäri har de förtroendevalda fått rättigheter till de organ som de tillhör. Uppgifterna för medlemmarna i de olika organen syns för de övriga medlemmarna och ersättarna i ifrågavarande organ. Av personuppgifterna i Päättäri diarieförs personens namn, e-postadress, telefonnummer och partiuppgifter. Ärendehanteringssystemets tjänsteleverantör Innofactor Oy hanterar information enbart på särskild begäran av den personuppgiftsansvariga och för att kunna genomföra servicen. Uppgifterna finns i tjänsteleverantörens servrar och datacenter i Finland.

Personuppgifter som ansluter sig till surfplattor behandlas av Nylands förbunds chef för dataadministration. Dessutom behandlas uppgifter i surfplattor av 3 Step IT Oy som svarar för finansieringen. Sim-kortets uppgifter behandlas dessutom vid behov av tjänsteleverantören Telia Finland Oyj. Tjänsteleverantörerna hanterar information enbart på särskild begäran av den personuppgiftsansvariga och för att kunna genomföra servicen. Dessa förbinder sig att hemlighålla allt material som kommit från Nylands förbund och att genomföra alla sakenliga tekniska och organisatoriska åtgärder som säkrar en tillräcklig säkerhetsnivå för behandlingen av personuppgifter.

Personuppgifter behandlas dessutom i olika driftssystem så att personen vid behov kan ges behörighet till ifrågavarande system. Sådana system är Mediamaestro Oy:s Maestro (köpreskontra) och Innofactor Oy:s Sähköinen kokous (Digitalt möte).

7. Överlåtelse och överföring av uppgifter till tredje länder och till internationella organisationer

Uppgifter överlåts i princip inte utanför EU eller EES eller till internationella organisationer.

Ifall en arbetsresa går till ett tredje land, överlåter HRG personuppgifter till hotell och biluthyrningsfirma som reserverats på destinationsorten och flygbolaget överlåter uppgifter till destinationslandets myndigheter. Uppgifter överlåts även till tredje länder ifall tjänsteleverantörens hemort är utanför EU eller EES.

Enligt Maestro-avtalet har leverantören rätt att för att verkställa tjänsten överföra personuppgifter till länder inom Europeiska unionen, Europeiska ekonomiska samarbetsområdet eller till andra länder som enligt Europeiska kommissionen har en tillräcklig dataskyddsnivå. För att verkställa tjänsten har leverantören rätt att överföra personuppgifter till länder utanför EU/EES i enlighet med de uttryckliga principerna för överföring som finns i dataskyddslagstiftningen.

Personuppgifternas förvaringstid

Uppgifterna bevaras under den tid som fastställts i informationsstyrningsplanen.

Den registrerades rättigheter

Den registrerade har rätt att:

Begäran ska sändas via e-post till toimisto@uudenmaanliitto.fi eller som vanlig post till Nylands förbund, Estersporten 2 B, 00240 Helsingfors. Förse meddelandet med hänvisningen ”Begäran om kontroll av uppgifter i personalförvaltningens register”.

Rätten att låta kontrollera sina uppgifter är kostnadsfri en gång om året.
Den registrerade har dessutom rätt att lämna in besvär till dataskyddsombudsmannen.

10. Profilering

Ingen profilering sker eller inga andra automatiska beslut fattas med hjälp av registret.