Landskapsstyrelsens beslut 8.6

Landskapsstyrelsen beslutade

anteckna den separata utredningen om förbundets marknadsföring, kommunikation, intressebevakning och representation samt om upphandlingar som gäller dessa för kännedom,

konstatera att landskapsstyrelsen har fått svaren från Harri Leppiniemi, ansvarsperson för KPMG-utredningen, på styrelseledamöternas frågor och fört en diskussion om nödvändiga fortsatta åtgärder,

konstatera att en bedömning av om man är jävig samt en bedömning av upphandlingarnas ändamålsenlighet saknas i utredningen, vilka man dock borde ha gjort på basis av styrelsens diskussion,

konstatera att utredningen på många sätt har varit nyttig och visat styrelsen och förbundets byrå

• att förbundets ledning till vissa delar har agerat oövervägt och vårdslöst och att man inte har iakttagit upphandlingslagen och förbundets anvisningar i samtliga fall. Således förutsätter styrelsen som sin slutsats att verksamheten ska saneras och att landskapsdirektören och alla personer i ledande ställning ska tillämpa etiskt högklassig ledningspraxis så, att allt förtroende för förbundets verksamhet kommer tillbaka,
• enligt KPMG:s utredning har man köpt sakkunnigtjänster som överskrider tröskelvärdet som direktupphandling i strid med upphandlingslagen eller utan motiveringar som krävs i upphandlingslagen, samt när det gäller upphandlingar som underskrider tröskelvärdet har man till vissa delar agerat i strid med landskapsdirektörens anvisningar om tillvägagångssätt, och när det gäller köp i anslutning till samarbetet med intressentgrupper har man till alla delar inte följt organisationens principer för intern kontroll,
• det är skäl att utveckla skriftliga anvisningar för processer som gäller förvaltning och användning av medlen och meddela dem till styrelsen så att styrelsen till de delar som gäller uppgiftsfördelningen för beslutsfattandet kan fatta beslut om dem, så att man kan säkerställa att upphandlingarna är transparenta och den interna kontrollen fungerar,
• man ska varje fullmäktigeperiod och till vissa delar varje år utarbeta lägesrapporter och ramplaner för styrelsen om målsättningar och former, kommunikation och intressebevakning kring samarbetet med intressentgrupper. Således kan styrelsen koncentrera sig på strategiskt ledarskap som hör till dess uppgifter, påverkansarbete som behövs för att uppnå de av fullmäktige fastställda målen och på riskhantering,
• i KPMG:s utredning har det gällande förbundets verksamhet under åren 2017–2022 framkommit misstanke om upphandlingar som inte har konkurrensutsatts eller som gjorts då man varit jävig. För att utreda saken beslutar styrelsen att göra en begäran om förundersökning till polisen gällande landskapsdirektörens agerande,

vid förbundet har man inlett en process för val av ny landskapsdirektör, och denna process ska påskyndas så mycket som möjligt – styrelsen fattar beslut om detta 12.6 och 19.6.2023,

förutsätta att de korrigerande åtgärderna ska vidtas så att alla ansvariga direktörer de åtgärder som beskrivs i redogörelsen. Styrelsen behandlar i etapper under höstperioden 2023 nödvändiga åtgärder för utveckling av processerna samt anvisningar utifrån den beredning som utförs av förbundet och förutsätter att dessa i sin helhet kan fastställas och i omfattande grad tas i bruk under ledning av den nya landskapsdirektören,

konstatera att förbundets principer för kommunikation har godkänts av landskapsstyrelsen 2.2.2015. Enligt utredningen har principerna för kommunikation senast uppdaterats i december 2022. Dessa principer har dock inte lämnats till styrelsen för behandling, även om det fastställs i förbundets förvaltningsstadga att landskapsstyrelsen leder samkommunens kommunikation och information samt godkänner principerna för kommunikation och information. Principerna ska beredas för styrelsebehandling år 2023 så att en noggrannare planering och fastställande av bl.a. huvudsakliga målgrupper och kanaler för kommunikation, marknadsföring och intressebevakning sker i enlighet med styrelsens riktlinjer,

justera protokollet under sammanträdet för denna paragrafs del.